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8種方法有效管理公司時間

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昨天探討了公司時間是如何流失的,今日與大家分享如何管理好時間。像管理稀少資源一樣管理時間,我們發現了以下8項有效的時間管理方法:

1、制定清晰簡明的議事日程
優秀管理者應具有能夠區分「緊急」和「重要」的判斷力。我們建議,團隊也應就時間分配的輕重緩急達成共識。員工不僅應該明確如何分配工作中可能出現的閒置時間,也應該明確哪些事情需要延遲處理,哪些根本就不需要做。

2、用零基預算法管理時間
最明智的公司不會在會議上投入任何額外時間,過於冗長會議被大幅縮短,員工不得不盡最大可能利用每一分鐘會議時間。

3、對每項倡議都要進行商業論證
公司經常會陷入「倡議蔓延症(Initiative Creep)陷阱,大量看似合理專案不斷累積和增加,但其中大多專案虎頭蛇尾,有始無終。
是時候著手處理這些被一拖再拖的倡議了,堅持讓高管們對公司正在進行和計畫進行的所有項目進行商業論證。在對任何專案投入時間之前,ELT必須認真審查所有商業論證,然後決定是否批准。

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4、精簡機構
CEO和一線員工之間的層級越多,資訊流動和決策速度就越慢。
一家公司若增添一名管理者,平均會衍生出相當於1.5名全職員工所負擔的新工作量,也就是說除了管理者本人自己負擔的工作外,還要佔用另一名員工50%的工作;每增添一名副總裁,則衍生出2.6名全職員工的工作量。雇用新的管理者或高級管理者,可能還需要接著雇用助理或辦公室主任,帶來一連串資源消耗,會進一步增加工作量和成本。

5、時間投入需要授權
提高會議效率,首先,將會議規定時間從1小時減到半小時。其次規定,將與會人數降低至7人及以下。任何超過90分鐘會議或與會人數超過7人會議,都要經過會議發起人上級的上級(兩級以上領導)批准。這一舉措大幅節省公司公共時間預算,相當於200名全職員工在6個月內的工作時間。

6、統一決策中的標準
以公司整體為基礎建立決策機制,能夠極大提高效率,並節約用於其他方面的時間。制定一系列運營規則,清晰地說明業務單元、職能和企業中心各項職責、權利和問責制度。明確重大決策責任人,精簡決策流程,從而節省大量時間。

7、公司上下制定用時規範
公司取消所有會議並不現實,因為促進合作和作出重大決定都需要開會研究。通過制定幾條簡單規定,許多公司就能大幅提高會議品質。
·議程目標明確。
·提前準備,按時開始,儘早結束,尤其是在會議無法得出明確結果的情況下。

8、通過回饋管理公司「負擔」
很多高管已經開始審視他們花在不同方面和不同問題上的時間。衡量他們在會議、電子郵件、即時消息等方面給公司造成的「負擔」。這些對比資訊,加上來自上級的指導,鼓勵他們改善自己言行。

Text:Michael Mankins/Chris Brahm/Gregory Caimi 《哈佛商業評論》
Edit:Yolanda Qin
Photo:網路圖片

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