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把時間用在你擅長的工作上

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過去3年間,我們一直在研究提高腦力勞動者工作效率的方法,研究發現,腦力勞動者在不必要的任務上耗費了大量時間,而這些任務幾乎不能帶來任何個人成就感,因為往往換作他人也能完全勝任。
既然如此,人們為什麼依然樂此不疲?因為我們都有一種與生俱來的本能,放不下那些讓我們感覺忙碌並因而帶來成就感的工作。與此相對,我們的老闆總在不斷努力用更少的人做更多的事。
腦力工作者能通過以下方法提高自身工作效率:主動思考時間管理;找出對自己和組織最重要的工作;放下或創造性地外包剩下的工作。

優化時間的5步流程
1. 識別低價值任務
通過我們的自我評估工具,在你每天的工作中找出:(1)對你或公司不太重要的工作;(2)相對容易放棄、委派或外包的工作。我們的研究發現,腦力勞動者至少有1/4的工作同時屬於以上兩種類型。

2. 處理低價值任務
你可以將低價值任務歸成三類:速斃類(可以立即放手並且不會帶來負面效果的任務);可卸載類(無需費神就能下達給他人的任務)和需重新規劃類(需要進行架構重組或大變更的任務)。

誰是真正的「高潛力人才」?

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3. 卸下包袱
很多參與者對我們表示,將工作委派他人一開始往往最難,但最終效果卻很好。一位參與者說,他總在不斷擔心交出去的工作結果會怎樣,另一位則說他的問題是總忘記「督促、鼓勵和跟蹤」。 大部分參與者最終都克服了這些障礙。在他們將2%-20%的工作委派他人後,團隊和個人成績未見任何下滑。

4. 規劃省出的時間
接下來你需要找出能夠最大程度優化省出時間的方法。寫下兩到三件你應做但未做的事,記到本子上,並評估你在時間利用上是否能更加高效。

5. 如果省出的時間很快就被一些意外情況侵佔,那麼就要做到:堅持計畫
雖然我們提出的計畫是一個完全自我指導的過程,但把它分享給你的老闆、同事或導師同樣非常重要。你應該告訴他們你放棄了哪些任務和放棄的原因,另外最好隔幾週就與他們分享下你的收穫。
這種改變並非易事。但所有參與者都認為這種練習是一種有效的「強制機制」,幫助他們成為更更高效、更投入的管理者。你不需要對組織、工作流程或商業模式做出任何改變和改革,就能像他們一樣。你惟一要做的是提出正確的問題,並用行動做出正確的回答。

(圖片來源: 網絡)

作者:Julian Birkinshaw/Jordan Cohen

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