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開會浪費時間?6招令會議變得有效率

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對於上班族來說,每日要應付無數的工作,有時甚至還要應酬老闆和客戶,真是朝9晚9日日加班都做不完。最慘情的是,在忙碌到連水都冇得飲的時候,還要開會開會再開會,討論數小時亦沒有實際成果,最終就是浪費時間,開完會還有很多工作未完成!

既然「會」不能不開,那就要讓會議變得高效率,快開快完!

日做夜做唔代表有效率!別做職場白忙族

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第1招︰一個會議主持人

每個會議都要有一個負責人主持大局,負責表達會議的目的和流程,告訴大家誰是會上的決策人,安排後續工作、發送會議紀錄等。

 

第2招︰別開報告簽到會

有些上司一定要員工開會逐個人報告工作進度,強迫所有人「陪坐陪聽」,這種會議完全是浪費時間,在現今社會早就應該用線上聊天工具進行小範圍的對話,又或用電子郵件來代替。

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第3招︰保持小範圍會議

除了需要宣佈重要事項的會議外,一般理想而高效的會議應該少於5個人。不是所有團隊的人都要參加會議,選出幾個代表便可。

第4招︰限制時間

別開無限期的會議,要考慮到每個會議的機會成本,別把別人的時間浪費。這個會議會花掉公司多少錢?提醒每個人一場會議可能消耗的成本。建議把30分鐘定為一個標準時間,要求各人速戰速決。

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別做「職場毒人」!

第5招︰提前結束不是壞事

如果一個會議能夠提前達到目標,那就要趕緊結束會議,不能再慢慢詳細討論,細節應該分工商討,才是速效方法。提前結束會議,好讓員工歸位盡快完成自己的工作。

第6招︰一對一會議

想讓員工們感覺到自己被關注和尊重,建議保持面對面的談話。一對一的會議是日常工作中的重要部分。上司應該要多了解員工的想法及工作難題,為他們作出決策、清除障礙,讓員工們有價值感。

Photo︰網絡圖片

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