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職場人要學會統籌式工作

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如果你觀察周圍的同事,會發現整天風風火火、急得上躥下跳、各種任務來回切換的人,有時候產出並不高,連看的人都跟著焦慮起來。而另一類人,他們做事專注、條理清晰、看起來很淡定,但最後,多困難的事兒都默默搞定了。

兩者的差別就在於,第一類人總是應激式工作。他們不是規劃當天的工作,而是馬上投入工作,以至於到了下班之後,發現還有很多事情沒做完,另外,領導臨時給個任務等,他們都會停下手裡的事情,去忙這些,最終在任務的切換上花費了巨大的精力。

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特徵一︰有計劃地工作

周日晚上排好下周每天的工作,每天早上會排好當天的工作。而且,任務清單在工作的時候一直開著、即時更新,完成一項刪掉一項,臨時增加一項就插入相應的時間段,當天完不成的、非緊急的任務,可以改成第二天的日期。這種方式,會讓自己很有掌控感,多少事情來了,都不會亂了陣腳。

特徵二︰形成自己固定的時間習慣

可以在自己最清醒的時候做比較難的事情,坐地鐵或者出行的時候聽書、在飯後效率不高的時候集中回復微信消息和留言、在等人的時候思考些目前的問題,在疲勞的時候刷一下公眾號、在傍晚的時候跟團隊開會、在晚上做一個簡單總結。
這種習慣,一方面把不同難度的工作跟自己的效率波峰波谷相匹配,達到效率最大化;另一方面,會清楚地知道,5分鐘、10分鐘、30分鐘,對我來說分別可以幹什麼,這樣就不會一有碎片時間,就習慣性地刷朋友圈了。

特徵三︰及時記錄、每天總結

當你正在工作的時候,老闆佈置了一個任務、客戶又來了一個問題,如果不是十萬火急,你可以快速用關鍵字記在筆記本上,不需要任何思考,然後馬上回到剛才的任務,做完再看筆記本。一天當中,學到了什麼、犯了什麼錯誤,當時也要記下來,因為過了那個時候,你很快就會忘,然後繼續犯這個錯誤。當然,這些記錄,晚上都需要進行整理。
另外,記錄還有一個好處,就是可以減輕大腦負擔。每天的例行工作、自己常犯的錯誤,這些都可以列清單。你的大腦是用來思考的,是很寶貴的,別把一支筆就可以做的事情,強加給你的大腦來做。

Text︰Yolanda Qin
Photo︰MBC官網《無限挑戰》

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