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15分鐘超級整理術

一個健全的組織系統可以幫助你完成那些含糊不清的工作,這樣你就可以專注於你的主要工作。

1. 規劃你的時間,而不是與時間戰鬥,讓時間為你工作:
– 創建一個當前所有項目的「主任務列表」。然後理出「每日待辦事項列表」來跟蹤所有你每一天所要做的。拆分大項目成更小的任務,每個都有自己的到期日期,將會使工作更易於管理。
– 如果有一天看起來會超負荷工作,確定3個或4個最重要的任務優先完成,再考慮去延長期限。請上司幫你決定哪些項目可以預留。

2. 整理你的工作區,清除書桌上的雜物,雖是小事,卻可以讓你的工作大幅減少混亂。
– 儘量保持你的手機、平板電腦和其他電子設備置於工作區域的一側,留下一個「空餘區」處理當前的工作任務。
– 限制個人物品的數量,像照片、植物和小玩意兒,這樣它們就不會妨礙你。
– 嘗試離開公司前清理你的辦公桌,這樣你第二天早上就可以清爽地重新開始。

3. 組織你的文書工作,這是工作混亂的頭號原因值得特別關注:
– 將文件分為5項:當前的工作, 保存,垃圾,待定,和其他人的。
– 消除多餘的文書,立即處理的「垃圾」項和交付「其他人」項。
– 創建5個桌面文件夾:今天要完成的,要做的,要讀的,保留檔,要提交他人的。

4. 我們大多數人會拖延,不幸的是,事情到最後一刻會使工作壓力更大,妨礙你做出最好的工作。
– 把大任務分成小塊,更容易管理。為每個塊創建合理的期限,並相應地計畫你的日常安排。
– 先解決更費力的部分可以讓剩下的任務顯得輕而易舉。困難和簡單的部分相互分離,效率更高。
– 不要追求完美。從來沒有足夠的時間來做每一份工作,所以專注於做好一份工作。
– 使它有趣。音樂、冷飲、甚至funky-coloured筆可以幫助使你的工作更愉快、避免「苦差事」。

Photo: 網絡圖片