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9個要點教你快速寫好職場郵件(上)

Joey Chen2016-05-09

數位時代,郵件就是所謂的白底黑字。隨便一張截圖,你的郵件就成了呈堂證供,很多“壞事兒”的郵件,雖然來自一時腦熱,卻成了全世界的把柄,跟隨一輩子。那麼,完成一封完美的郵件需要幾步?


1、寫新郵件的最佳順序:附件、正文、標題、收件人。
很多人都嘗試過發了郵件後想起忘了附件,只好追加一封的情況,附件是最容易忘記的東西,先把它貼進郵件能避免遺忘。標題放在正文之後,是因為大多數郵件用戶端會提醒你“沒有標題是否發送”;而收件人放在最後,是因為沒有收件人,這封郵件肯定發不出去,這就給了你足夠的時間來回味這封郵件的疏漏。

2、不要把文字變成圖片。
很多HR喜歡把文字做成圖片,再貼到郵件裡發出來。這種做法並不能增加任何有用的資訊,卻帶來了許多壞處:HR畢竟不是專業設計,做出來的圖片很容易出錯,尤其是字體,導致非常難以閱讀。而通過手機閱讀郵件能快速回饋,但圖片會令下載時間和流量成本大大提升。最重要的是圖片上的文字是不可搜索的,這意味著你的這封郵件在日後被找到的可能性大大降低。

3、多說事實,少說道理。
在郵件中施以“誅心之論”不但容易傷了和氣,也往往會讓寄件者陷入巨大的被動之中。比如你在針對一個項目發出郵件時,最好的方法是問人什麼時候能做好,其次的方法是說這個項目逾期了,最差的方法是說:“你們技術部門能不能不要三天打魚兩天曬網這麼簡單的需求都做不出來。”而且,話說回來,很多事情其實可以通過電話或見面溝通解決,遠不至於走到在郵件裡擦槍走火的地步。

4、用對方的語言和思維方式。
每個公司都存在分工。你不能要求他人對你的工作瞭若指掌,也不能假定自己對其他部門的業務知根知底。比如,行銷部門在和運營部門打交道的時候,就應該把廣告上那些冠冕堂皇的表達方式分解成運營部門所能夠理解並執行的業務指標,從人情世故上說,這樣的郵件也能夠讓對方產生“這人比其他那些瞎指揮的傢夥強點兒”的印象。

 

Text : Yolanda Qin


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