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建立高品質「個人資料庫」

Editor's Pick2018-09-18

資訊時代,收集資料太方便了,反而帶來了「資訊超載」的問題。可以說,你保存的每一份資料,每擁有一天,都會付出一天的維護管理成本——
管理成本一,你需要花時間對它進行分類、標籤、整理、噢,還有清理;
管理成本二,當你找別的東西時,它很容易佔據你的視野,浪費你的時間;
管理成本三,當你決定收藏它時,你很可能就不會花時間去研究它了——這個機會成本很高。
所以收集資料的前提一定是管理成本小於收益。

一、資料收集的兩個原則

1、以輸出為目標的資料收集。「輸出」因人而異,主要有寫文章、各種彙報材料、工作交流、解決方案、培訓材料、社交網路上的分享等等。

2、在範圍內的資料,才有必要收集,其餘的只是看看——除非那些特別有意義、或者是自己長期思考的問題。
但這個改變也產生了一個連鎖反應——資料分類索引的方法也要跟著改。
二、整理資料,建立核心資料庫,濃縮資料精華。

1、整理資料的第一步也是「斷」——只收集資料中的精華,這就是4、段落摘錄為主,文章收集為輔
我們收集一篇文章的理由常常是「日後有可能用到它」,這個「可能」有三種:
第一種:你根本不知道甚麼時候用,用來幹甚麼。這種情況前面已經說過——果然放棄,如果想看,現在就看完。
第二種:知道用來幹甚麼,但不知道甚麼時候用。這種情況,只摘錄其中的一段,日後如果要用,再搜索全文。要學會利用網路幫助你保存資料,節省你整理的時間精力,我稱之為「雲收藏」。實體書、電子書的辦法也是摘錄,常備一支實體書文本掃描筆,標明來源,以備日後查找。
第三種:既知道用來幹甚麼,也有明確時間節點。只有這種情況下,才有必要全文收集。

2、建立「核心資料庫」,把體量保持在「既有用,又易用」的規模上。
通常「舍」的方法有三種:
第一種:沒有用的、過時的資料,堅決刪除,不要幻想有朝一日你還會用上它,也別在乎誤刪的小概率事件。這個小小的動作,將為你將來節省大量的時間。
第二種:用過一遍的資料,常常自己就很有印象了,可以放到一個專門的檔夾裏,不作任何管理和備份,讓它自生自滅。
第三種:用的可能性越來越小的資料,比如有一些知識領域,你越來越不感興趣了,如果是摘錄,我會把字變灰,這樣不影響我查閱資料;如果是文檔,也是放在「庫外」,不作分類,不作管理。


三、邊用邊整理,這是一個記憶的過程
最核心的資料整理工作,是在使用過程中進行的,主要有三類:
第一類、為「已入庫」的資料設計新的用途:任何資料,都要考慮它有沒有其他用途。
第二類、從資料到新的資料:在為「謝林隔離」收集資料的同時,我又注意到謝林的冷戰理論,這就又當時「毛衣戰」的背景聯繫起來,又成為新的一篇《保持威脅別人的能力,才有真正合作》的選題來源。
第三類、必要的時候要更新索引分類:分類索引的目的是為了「方便好用」,如果出現了一個新的高頻「用途」,就有必要新開一個「分類」,並逐步把相關資料轉移到新的分類中。

資料來源:《國建教育》
Photo:網路圖片
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