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職場新鮮人分享 — 設施管理究竟係做啲乜!?

設施管理 ≠ Admin?

第一次聽到「設施管理 (Facility Management)」, 大部分人都會問:「係咪即係做 Admin ?」畢業後即入行做設施管理的 Mandy 指,入職前也以為工作與行政管理相似:「本來覺得工作處理硬件居多,如訂文具、買零食及處理水電等,入行後才了解到設施管理涉及範圍甚廣,工作包括空間規劃、確保環境安全、設施維護等,還要打造一 個高效率的工作環境,以提高企業機構利潤,達至減低成本。」像 Mandy 身處的社交媒體公司還相當注重員工發展及部門協作,因此她還經常籌辦各種員工活動:「我們的工作也需要發揮創意, 緊貼時代趨勢,思考現時的工作環境可如何改善、 員工需要的是甚麼,舉辦的活動要有教學意義或有助員工增值,所以工作範圍並非單單訂文具及零食!」

Text: Moli Ng   Photo: Raymond Chan

隨時 On Call 24 小時

設施管理的工作因應行業需求不盡相同,由於社交媒體公司全天候運作,設施管理部也要 「On Call 24 小時」,即使下班或外遊期間也隨時候命:「公司若半夜出現漏水、火警等情況,同事都會聯絡我們,如果整個部門無人接聽就大件事啦! 幸好公司環境尚新,屬甲級寫字樓,暫時都沒出現太多問題。」她形容設施管理部就像公司的「大管家」,辦公室有任何大小問題,他們也要迅速處理,應變能力必不可少。入行幾年的她已有職業病,經常「擔天望地」留意地板有沒有甩色、光管有沒有壞掉、電線有沒有纏成一團,預防任何微小事物引發大問題。

女性入行率近年上升

Mandy 認為這份工作除了需要細心及責任感,溝通技巧亦相當重要,因設施管理部需要跟公司同事維持良好溝通,理解他們的需求,就如對內的客服一樣:「這一行不是光懂得處理水電便行,Soft skill 也很重要,我們要協調各部門,甚至緊密地跟各地分部聯繫。上司經常提醒我要溫柔婉轉一點,跟全公司維持良好關係。尤其在外國企業裡,溝通技巧更為重要,所以這行業近年有更多女性入職,而部門也愈來愈受到企業所重視。 剛入職第一間社交媒體公司時,部門只有 3 名員工;離職時已增加至 6 名,可見公司在這方面所投放的資源也大幅增加了。」

公司文化顛覆工作概念

大部分英文系畢業的新鮮人都進修教學文憑, 以取得教學界的「鐵飯碗」,究竟設施管理有何獨特之處,吸引 Mandy 走進這行業呢? 原來公司的獨特文化環境擴闊了其眼界,打破了她對工作的概念:「公司是開放式辦公室,有大量玩樂設施:桌球、健身室及 Cafe 等一應俱全。同事可隨時到 common area 輕鬆一下,甚至邊工作邊喝酒。」她指同事均熱愛上班,亦很自豪身為公司一員,甚至周末也帶親朋好友回來玩樂,又經常穿著公司 Tee 及使用周邊商品;即使到外地旅遊也愛到當地分部「打卡」。「很慶幸剛畢業就能夠進入外國大公司,見識到嶄新的公司文化,如果一畢業便在學校或傳統行業工作,就沒法體會這種充滿創意的公司環境!」她又建議新創公司或計劃改革的傳統公司可加以效法,令員工更投入工作:「公司投入大量資源在內部環境,又提供高度自由,讓年輕同事很自律,真正做到Work hard, play hard” Work-life balance!

別人開心我擔心!?

雖然外國的社媒公司設備完善,環境也滿載歡樂,但擔當著大管家的角色,Mandy 卻不能盡情享受:「朋友常以為我上班期間很休閒,每天就是吃喝玩樂,事實並非如此。當同事玩樂時,我總在旁擔心飲料會弄髒地毯、設施被弄壞,根本沒法樂在其中。而且設施管理部的同事有固定的上班時間,不像其他同事般可彈性上班。」雖然工作內容繁鎖,但每當公司的設備及活動獲得同事正面評價,也令 Mandy 獲得難以言喻的滿足感:「每次同事讚文具及零食買得好、活動有趣好玩, 都會覺得很開心!

持續進修望成專業

英文系畢業的 Mandy 沒如其他同學般,晉身教育界當英文教師,但在外國企業工作也讓她能發揮所長:「本身也嚮往在多國籍的環境工作,現時上班也經常用到英文,能夠學以致用,英文甚至比讀書時流利!投身社會後才發現英文真的很重要。」雖然設施管理未如其他行業般受廣泛認識, 但她認為此職業在未來會愈受重視。「愈來愈多機 構開始相信,將辦公室管理得井井有條、維持高效率的設施有助促進業務,所以這方面的專業在近年也漸獲認可。我未來也打算進修設施管理的 學位,累積更多經驗,繼續在這行業發展!


Mandy
學歷英文系學士
社會人年資:~ 3
工作履歷先後於兩間社交媒體公司任職設施管理主任