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25周年紀念號登場！

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開會如戰場，雲集了各門各派、高手低手：跨部門主管、雙面人、同級同事……刀光劍影，明爭暗鬥，在老闆面前搶功勞、「篤背脊」、杯葛、為反對而反對，種種招式屢見不鮮，不滿、對立、衝突，也隨時瀰漫四周。不幸中箭，比起策略性處理對立的能力、比起處理反對意見的溝通技巧，此時此刻，最重要的不是溝通，是情緒管理。
Text：Deborah Woo  相片來源：《The Iron Lady》
情緒管理的真相是，無論眼前衝突強度如何，你又產生了多麼糟糕的情緒，情緒本身都不是問題；真正的問題，在於你如何處理情緒 —— 你是濫用情緒 (Misuse)，還是主宰情緒 (Master)。選擇主宰情緒的話，謹記面對衝突的心法。
當情緒凌架思維，你的談判先輸了一半：切記聚焦於事情，非情緒面對衝突被受攻擊，我們總下意識急得把所有拋諸腦後，滿心思索：用甚麼詞彙回罵。這是人之常情，但卻正中對手下懷。被憤怒、自責、屈辱等強烈情緒淹沒的人，理智大門往往自動緊閉，無法正常思考，你以為自己的反駁「言詞厲害、巧言令色」，更多時候，旁人其實往往只會看到一位發怒的人言詞急躁、語氣不穩、思維大亂、缺乏應對技巧。而此刻，對手已成功打斷了你的理性思維，說不定，他就是想刺激你，令你陣腳大亂，亦導致你無法面對真正的問題，並拖延解決問題的速度。
不變應萬變，「不為所動」的態度，有時才是反擊的真正的武器 —— 因為，所謂的「情緒衝動」其實是情緒周期的頂點：當情緒不斷累加攀升，在到達頂點時便爆發出來 (發怒)，繼而逐漸滑落 (冷靜)。因此，「情緒衝動」其實並非如我們所想真的衝動，而是可控的，且並不會一直持續。
因此，被受到批評時，我總會先做兩件事：不立即回應、自我提示 ——「聽清楚先、聽清楚先、聽清楚先」，目的就是堵截情緒攀升。當你不把焦點放在情緒，而是去傾聽事情的關鍵點，通過轉移注意力，便有效避免洶湧情緒一下爆發，大大減弱了沮喪、傷害及憤怒，情緒張力就會逐漸舒緩下來。有時，當個人愈執著於不公平的感受，就愈忿忿不平；因為一直在意，才會導致周期過了，情緒仍然高漲不下。反之，假如沒有多餘的刺激，情緒就會自然下降並獲得控制，此時，你的頭腦才能清醒地釐清衝突點，深入了解問題核心，以智慧地化解衝突。
有人以為，情緒管理就是唯唯諾諾，也有人以為，色厲內荏才是致勝之道。事實是，情緒管理，非一味不生氣，而是不被生氣控制；亦非一味忍讓，而要做到剛柔互用、情理兼合，任缺其一，也只是鏡中花，水中月。熟練駕馭情緒，不被衝動吞噬，某程度上決定了人一生的走向，感情也好，工作亦然。 “If you do not have control over your mouth, you will not have control over your future.”
<img loading="lazy" class="alignnone wp-image-73493 size-medium" src="https://prd-cdn.jessicahk.com/wp-content/uploads/2021/02/01134020/new-profileX-300x300.jpg" sizes="(max-width: 300px) 100vw, 300px" srcset="https://prd-cdn.jessicahk.com/wp-content/uploads/2021/02/01134020/new-profileX-300x300.jpg 300w, https://prd-cdn.jessicahk.com/wp-content/uploads/2021/02/01134020/new-profileX-1024x1024.jpg 1024w, https://prd-cdn.jessicahk.com/wp-content/uploads/2021/02/01134020/new-profileX-150x150.jpg 150w, https://prd-cdn.jessicahk.com/wp-content/uploads/2021/02/01134020/new-profileX-768x768.jpg 768w, https://prd-cdn.jessicahk.com/wp-content/uploads/2021/02/01134020/new-profileX-120x120.jpg 120w, https://prd-cdn.jessicahk.com/wp-content/uploads/2021/02/01134020/new-profileX.jpg 1200w" alt="胡伍小碧, Deborah Woo, Modern Wooman, Career, Career Women," width="300" height="300" /> 
Deborah Woo 胡伍小碧 
曾任職跨國上市企業管理高層三十年，熱愛演說，亦樂於寫作；創立 ModernWooman，希望與各年齡、背景的女性同行，在世界波瀾不驚地揮灑無窮潛力，六十多年歲月的沉澱與領悟、一路上歷經的種種，她將娓娓道來。 
Website: <a href="http://modernwooman.com/">modernwooman.com</a> 
Facebook: <a href="http://www.facebook.com/modernwooman">www.facebook.com/modernwooman</a> 
IG: <a href="http://www.instagram.com/modern.wooman">www.instagram.com/modern.wooman</a>

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《開會實戰手冊》：面對不能避免的衝突，學會主宰情緒的心法

隨著香港出現第三波疫情，政府部門及各大企業再次陸續實施居家工作。在 &#8220;New Normal&#8221; 下，視訊會議已成爲一眾上班族日常工作之一部分，而經過這近半年的「Zoom Meeting 人生」，相信大家對於 Zoom 的基本運用已經不陌生，但參與線上會議是一回事，要主持線上會議卻是另一個層次的事宜，要成為「線上會議主持達人」，就不得不知道以下七大秘訣。
Text: Ball&nbsp; &nbsp;Photo: Courtesy of Zoom
<h2 class="rtejustify">1) 會議開始前記得「自介」</h2>
在家工作雖然感覺輕鬆，但不要忘記會議開始時最基本的禮儀！就如面對面會議一樣，線上會議都應該由自我介紹開始。特別在對外的會議中，記得向所有會議參與者表明自己的身份，這樣不但能避免尷尬的局面，還有助營造輕鬆友善的氣氛，令之後的互動環節更為踴躍！
<h2 class="rtejustify">2) 整潔簡約的背景</h2>
線上會議的其中一個好處就是更方便「扮」工，怎樣才能令你的會議參與者集中精神在你的會議上？最簡單的方法就是令他們無法「八卦」！簡單收拾房間，或設定虛擬背景，務求令鏡頭内的背景範圍變得整潔簡約。當沒有其他東西可以讓他們分心時，會議參與者也自然會乖乖集中在你的會議内容上。
<h2 class="rtejustify">3) 謹記望鏡頭</h2>
在線上會議中，很多時候我們只顧著看螢幕的自己，整理儀容，而忽略與參加者的眼神交流。要讓會議參與者覺得你正看著他們説話，記得要看著自己眼前的鏡頭。否則，對方只會覺得你心不在焉。
<img src="https://prd-cdn.jessicahk.com/files/Huddle-02.jpg" title="7 招變身 Zoom Meeting 主持達人" class="paragraph-image" alt="7 招變身 Zoom Meeting 主持達人"/>
<h2 class="rtejustify">4) 關掉通知提示</h2>
對於習慣面對面交流的人來説，要集中精神看著眼前的鏡頭實在不是一件易事。在會議進行中，突然收到螢幕上的 WhatsApp 通知，或是日曆事項提示，相信眼睛總會忍不住離開鏡頭，而會議參與者亦會輕易發覺你分了心。所以，記得暫時關掉通知提示，讓你更集中主持會議。
<h2 class="rtejustify">5) 留意音訊和視像設定</h2>
在會議開始前，記得檢查是否已經開咪和鏡頭，減低在會議參與者前出現「蝦碌事件」。如果你在會議期間發現有人想説話但沒有聲音，你可以在「管理參與者」的選項中提醒他們開啓音訊。你亦可以在會議開始前預先設定參與者的音訊和視訊。
<h2 class="rtejustify">6) 只邀請必須出席的參與者</h2>
邀請沒有必要出席的人參加會議可能會令線上會議質素和效率下降！作爲會議主持人，應該只邀請必要持份者參加會議，確保你能照顧到每一位會議參與者之餘，亦可以保持高質素會議。在會議完結後，你可以在 Zoom Chat 向其他沒有出席會議但有關的持份者發送會議摘要，或傳送會議錄影供參考。
<h2 class="rtejustify">7) 留到最後一刻</h2>
就像派對搞手一樣，作爲線上會議主持人，當然要留到會議的最後一刻！這樣不但讓會議參與者有機會提出單對單問題或意見，還可以為你營造不慌不忙的好印象。另外不得不提，在 Zoom 如果主持人比參與者更先離開會議， Zoom 會自動安排另一位參與者成爲會議主持人。
<img src="https://prd-cdn.jessicahk.com/files/Meeting6.jpg" title="7 招變身 Zoom Meeting 主持達人" class="paragraph-image" alt="7 招變身 Zoom Meeting 主持達人"/>

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7 招變身 Zoom Meeting 主持達人

不是每個人天生都懂得說話技巧，但每個人在生命過程中，都需要跟別人溝通，尤其職場中人，既要與上司彙報，有時也要向公司其他成員present演講，要做到在每項工作發佈上獲得上司讚揚、獲同事注意，就要注意以下細節。
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<img src="https://prd-cdn.jessicahk.com/files/cheerful-colleagues-digital-device-1432942_0.jpg" title="PRESENTATION高手必懂的5項技巧" class="paragraph-image" alt="PRESENTATION高手必懂的5項技巧"/>
1. 適當語調
視乎場合與狀況，注意說話時的語音和語調。例如充滿活力和嚴肅謹慎的語氣，分別用於不同場合。例如在好友聚會時通常都自然地表現自我；然而在職場上跟同事和上司交談時卻十分拘謹，這會阻礙你的表現，嘗試在進行商業溝通時，想像自己正在跟朋友聚會，用聚會時的聲調來為工作發佈！
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<img src="https://prd-cdn.jessicahk.com/files/adult-chair-colleagues-450270_2.jpg" title="PRESENTATION高手必懂的5項技巧" class="paragraph-image" alt="PRESENTATION高手必懂的5項技巧"/>
2. 眼神交流
跟別人說話就一定要有眼神交流，讓對方感覺你尊重他。缺乏眼神交流的對話，幾乎就是告訴對方你無興趣跟他談話，甚至是予人冷漠的感覺。某些人擅長一對一的交談，可是當要面對眾人時(例如工作發佈會)，便會有點驚慌失措，不知道自己應看向哪裡。其實只需要看著其中一個人不少於5秒鐘，那個人周圍的人都會感覺你在看著他們。這樣就能跟大部分人產生共鳴。
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3. 呼吸與停頓
當你一口氣不停地講下去，聲音會開始顫抖，有機會令自己陷入神經緊張的狀態。這時候就要停頓一下，來個深呼吸，既可讓聽眾思考，亦能讓自己重新把握說話的節奏。
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4. 保持微笑
笑容是良好溝通的關鍵，但切忌嘻哈大笑，除非你在說笑話。保持微笑能夠讓別人喜歡和投入到你的話語裏，亦更容易接納你的意見及建議。
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5. 姿勢和動作
說話時一定要配合適當的姿勢和動作，亦即是身體語言，有效加強自己的說服力。利用眼神配合身體移動，例如看著聽眾中某一人，慢慢地走向他，到達前停下腳步，轉向另一端的其他人。對方亦會被你的行為與說話吸引著。而站著演說和坐著演說甚有分別，站著時的動作可以比較多。
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PHOTO: pexels.com

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PRESENTATION高手必懂的5項技巧

「日日都要開會，唔通人人都想開會咩？」 對於上班族來說，每日要應付無數的工作，有時甚至還要應酬老闆和客戶，真是朝9晚9日日加班都做不完。最慘情的是，在忙碌到連水都冇得飲的時候，還要開會開會再開會，討論數小時亦沒有實際成果，最終就是浪費時間，開完會還有很多工作未完成！ 既然「會」不能不開，那就要讓會議變得高效率，快開快完！ 第1招︰限制時間 別開無限期的會議，要考慮到每個會議的機會成本，別把別人的時間浪費。這個會議會花掉公司多少錢？提醒每個 人一場會議可能消耗的成本。建議把30分鐘定為一個標準時間，要求各人速戰速決。 第2招︰一個會議主持人 每個會議都要有一個負責人主持大局，負責表達會議的目的和流程，告訴大家誰是會上的決策人，安排後續工作、 發送會議紀錄等。 第3招︰保持小範圍會議 除了需要宣佈重要事項的會議外，一般理想而高效的會議應該少於5個人。不是所有團隊的人都要參加會議，選出 幾個代表便可。 第4招︰別開報告簽到會 有些上司一定要員工開會逐個人報告工作進度，強迫所有人「陪坐陪聽」，這種會議完全是浪費時間，在現今社會 早就應該用線上聊天工具進行小範圍的對話，又或用電子郵件來代替。 第5招︰一對一會議 想讓員工們感覺到自己被關注和尊重，建議保持面對面的談話。一對一的會議是日常工作中的重要部分。上司應該 要多了解員工的想法及工作難題，為他們作出決策、清除障礙，讓員工們有價值感。 第6招︰提前結束不是壞事 如果一個會議能夠提前達到目標，那就要趕緊結束會議，不能再慢慢詳細討論，細節應該分工商討，才是速效方法 。提前結束會議，好讓員工歸位盡快完成自己的工作。 Photo︰網絡圖片

JoeyChen

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日日都要開會！唔想開會浪費時間？6招令會議變得有效率

情商是管理者成功的潛在因素，一名優秀的管理者除了要具備扎實的專業知識，還應深諳開會技巧。
1. 明確開會的目的 
開會要做甚麼?解決甚麼問題?相信每一個管理者在開會前都會有深刻的認知。除了認知開會的結果，還要注意採取的會議形式。
2. 制定開會時間表 
開會需要有一定計劃。對時間的安排可以進行討論和展示，而且可為每一部分設定大致的時限。時間表還可以不時地提醒管理者進行到了哪兒，下一步該如何把握或控制。
3..開會中學習 
要想讓大家認真開會，必須要讓職工學會在開會中學習。如果學習場所偏離得較遠，而且持續時間較長，將有可能使你的參與者失望。如果不能在工作中運用所學到的方法，將無法衡量學習效果，而這恰恰是培訓成功與否最重要的指示劑。
4. 提供良好的開會氛圍 
開會需要一個良好的會議氛圍，當大家都能儘快進入你設定的會議氛圍時，會議的進行會非常順利的。 
1)尊重與會者； 
2)適當提供茶水、筆紙等用品； 
3)適當播放一些背景音樂、圖片、幻燈或影像資料； 
4)提供一個安全、安靜、安心的會議場所； 
5)適當安排休息。 
<img src="https://prd-cdn.jessicahk.com/files/2_151210174949_1.png" title="10條法則讓開會更有效率" class="paragraph-image" alt="10條法則讓開會更有效率"/>5. 讓與會者積極參與 
管理者可以通過眼神交流、適當邀請參會者發言、表揚與會者、給予發言或展示機會、給予目光或言語回饋等方式提高與會者參會的積極程度。
6. 應對不良表現 
有時會有這樣的情形，有人看上去冷淡、不友好或者比較內向，管理者應主動干預。可以試圖： 
1)接近他 
2)讓他意識到你正在關注他 
3)把注意力放在問題上，不要進行人身攻擊 
4)傾聽他的任何抱怨 
5)提供幫助，在你力所能及的範圍內
7 
保持會議的權威 
參會者對會議一般有很高的期望。所以，管理者需要周密部署會議進程，如果事情並不象計畫的那樣順利，你應試著略作調整： 
1) 不要為任何不足道歉，你的參會者可能並沒有意識到那是一個問題。 
2) 處理問題時要有自信。軟弱和缺乏果斷將會使參會者喪失對會議的信心。
8. 善於傾聽 
會議不是一個人演講的舞臺。要注意： 
1) 傾聽他們說甚麼和怎麼說 
2) 觀察參與者的肢體語言，消極的態度通常表現為： 
眼珠不停地轉動 
極力避免眼神的交流 
把胳膊和腿相互交叉 
將胳膊折迭放在腦後，身體後傾 
頻頻離開會場 
3) 當你注意到一個問題，仔細聽清它所表達的含義，這樣你才能作完整地回答。運用以下技巧，你可以取得更佳的效果： 
複述他們的問題，使你對問題的理解更充分，不要一味反駁。
9. 讓開會更輕鬆 
管理者可以通過以下方式讓參會者保持輕鬆的心情： 
1) 講一些合適的笑話 
2) 自我解嘲 
3) 用一些奇聞、軼事來解釋枯燥的理論 
4) 進行一些簡短、有趣的遊戲
10. 總結回顧 
在會議結束時，總結回顧一下開會的主要內容。可以通過如下方式進行： 
管理者做一個簡短的總結， 
2) 請參會者代表複述會議要求是甚麼。
資料來源：《商界管理之道 》 
Photo：網路圖片

JESSICA 會員

開會