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職場禮儀知多少?4 個必學 WhatsApp 溝通禮儀

疫情令不少公司轉行「在家工作」(WFH)的模式,令上班一族變相需要常常使用 WhatsApp 等即時通訊工具與同事及上司溝通。但其實以 WhatsApp 來進行職場交談時亦要多加留神,注重語氣及傳達方式,否則一不小心便會成為惹人討厭的上司或同事!

隨著工作上的訊息交流更密集,相信不少上班人士都會運用語音訊息功能來取代文字訊息,令訊息交流變得更為方便快捷,同時能避免雙方誤解文字訊息中的語氣及具體意思。不過,並非所有用家都喜歡使用語音訊息功能,有網民早前更列出5大使用 WhatsApp 錄音功能的「乞人憎」行為:

  1. 錄音過長或過短 (例如簡單一句「ok」都會使用錄音功能)
  2. 發送者話語中太多不肯定助語詞或停頓(例如「um」、「er」等),因而延長錄音時間
  3. 同一段錄音提及過多資訊或問題
  4. 於公眾場所大聲播放錄音內容
  5. 音質問題,背景聲太嘈吵或人聲太小或回音過大

因此,WhatsApp 便邀請到禮儀專家 Jo Bryant 分享有關使用語音訊息功能的禮儀建議,大家在工作上運用語音功能時,亦應留意以下這些細節啊!

  1. 如果需要提及大量工作項目或問題,建議將錄音按各項資訊分類,再分段發放
  2. 發送者應將錄音長度維持於最多 1 至 2 分鐘內
  3. 控制播放錄音的音量,或配戴耳機,避免讓公司內的資料外洩
  4. 盡快於可行時間回覆訊息,或以免提方式錄音(長按錄音鍵,並將其向上拉,再進行錄音)