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@Work·BeSmart29.03.2022

想當時間管理大師?學懂高效「番茄工作法」,掌握 25+5 的時間管理術

「時間」對很多上班族而言如同敵人,當時鐘滴滴答答走著走著,如同告示死線在即,當中帶來的壓力時而推動我們加速腳步,時而令人焦慮不安,導致工作狀況不佳,回過頭來發現自己總在拖拖拉拉——明明想要一氣呵成,卻往往效率不彰,越做越沒勁。有鑑於此,Francesco Cirillo 多年前想出了「番茄工作法」,旨在把時間當成寶貴夥伴,依己所欲達成目標,並持續改進工作方式。這套風靡 30 年的經典時間管理術,如何透過「25+5 分鐘」的間斷方式,令人產生高強效的專注力?

 

何謂「番茄工作法」?

Francesco Cirillo 剛上大學時缺乏時間管理的概念,導致學習效率不佳,於是他找了一枚形狀像番茄的廚房定時器,發現「工作 25 分鐘、間歇休息 5 分鐘」是防止效率下降的最佳學習及工作方式。由於 Francesco 是意大利人,而意大利語的「番茄」為「Pomodoro」,因此番茄工作法稱為「Pomodoro Technique」。

番茄工作法的五個步驟

#1   計劃番茄鐘的任務

#2   將計時器設定為 25 分鐘

#3   專心工作直至計時器響起

#4   小休 5 分鐘

~重覆 4 次~

#5  休息 15 至 30 分鐘

 

番茄工作法的實踐原則

大部分人了解番茄工作法後,可能覺得:「不就是定時休息 5 分鐘而已嗎?」但試著實踐看看,便發現其實沒想像中容易,因實行時還必須緊守三個原則。

第一,番茄鐘是不可分割或切斷的。假如你設定早上 9 時開始第一個番茄鐘時段,接下來的 25 分鐘便應該全神貫注地工作。萬一 9 時 5 分時手機訊息彈出,你不禁打開訊息查開;或者到了 9 點 10 分,同事回到公司跟你寒暄幾句;到了 9 點 15 分,上司過來跟你交代工作……那這個 9:00 至 9:25 的番茄鐘時段便宣告作廢,需要重新設定及計算!另一種狀況是,計時器響起了,卻還多要幾分鐘才能把手頭上的工作完成。如果只延長一兩分鐘尚可,可記入同一個番茄鐘內;假如超時過久便應立刻暫停,這表示時間預算失誤,餘下的工作應記入下一個番茄鐘裡,而下次計劃番茄鐘的任務時,便要調整工作內容了。最後一種狀況是,你太快把事情完成了,這時 25 分鐘還沒到,那就善用剩餘時間來檢查工作成果、重新檢視可以改善修正之處。

 

 

第二個原則是,多忙也切勿連跑幾個番茄鐘。上班族一旦進入忘我的狀態時,便容易廢寢忘餐,一連工作幾個小時都沒休息片刻。Francesco在書中提到,高效工作時大腦會喪失全局思考的能力,短暫的休息可讓人看清剛剛所做的事情,同時讓頭腦消化吸收 25 分鐘的工作內容,所以在 5 分鐘的休息裡不要做消耗心神的活動,離開座位走一圈、去茶水間喝喝水、跟同事聊聊天均可,別持續陷入工作的深淵。在連續工作了 4 個番茄鐘之後,最好安排一次約 15 至 30 分鐘左右的較長時間休息。

最後,就是重新檢視時間管理的成效。記得在設定番茄鐘之前,首要是任務規劃嗎?當你完成清單上的一項任務時,就在「今天工作表」上劃掉,並記下每一項任務實際使用的番茄鐘時間,無論是沒用完或是超時的都要記下來,以幫助更精進地估算任務所須時間,日後才能規劃出更精確的番茄鐘。

以每天工作 9 小時的常規狀態來計算,一天可用的番茄時段並不多。別忘了在上班時間你還要開會、接受上司突然指派的任務、乘搭交通、吃飯等等,因此要準確掌握及計算每天可用的番茄鐘數量變得更為重要。雖然這種時間管理法在 30 年前經已面世,但在手機不離身的數位時代,人們的專注力及時間被資訊網絡碎化,日常生活受各類訊息干擾,這種時間管理術或許變得更為重要。

Francesco Cirillo

西里洛顧問公司的創辦人,以柏林為據點,跟多間全球大企業合作。大學時代的 Cirillo 想花最少時間來讀完考試課本,遂發明「番茄工作法」。2006 年為番茄工作法出版電子書,截至 2013 年下載量超過 200 萬次,其後出版實體書《The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work》,廣受國際媒體及頂尖人士引用。