昨天探討了公司時間是如何流失的，今日與大家分享如何管理好時間。像管理稀少資源一樣管理時間，我們發現了以下8項有效的時間管理方法：

1、制定清晰簡明的議事日程
優秀管理者應具有能夠區分「緊急」和「重要」的判斷力。我們建議，團隊也應就時間分配的輕重緩急達成共識。員工不僅應該明確如何分配工作中可能出現的閒置時間，也應該明確哪些事情需要延遲處理，哪些根本就不需要做。

2、用零基預算法管理時間
最明智的公司不會在會議上投入任何額外時間，過於冗長會議被大幅縮短，員工不得不盡最大可能利用每一分鐘會議時間。

3、對每項倡議都要進行商業論證
公司經常會陷入「倡議蔓延症（Initiative Creep)陷阱，大量看似合理專案不斷累積和增加，但其中大多專案虎頭蛇尾，有始無終。
是時候著手處理這些被一拖再拖的倡議了，堅持讓高管們對公司正在進行和計畫進行的所有項目進行商業論證。在對任何專案投入時間之前，ELT必須認真審查所有商業論證，然後決定是否批准。

4、精簡機構
CEO和一線員工之間的層級越多，資訊流動和決策速度就越慢。
一家公司若增添一名管理者，平均會衍生出相當於1.5名全職員工所負擔的新工作量，也就是說除了管理者本人自己負擔的工作外，還要佔用另一名員工50％的工作；每增添一名副總裁，則衍生出2.6名全職員工的工作量。雇用新的管理者或高級管理者，可能還需要接著雇用助理或辦公室主任，帶來一連串資源消耗，會進一步增加工作量和成本。

5、時間投入需要授權
提高會議效率，首先，將會議規定時間從1小時減到半小時。其次規定，將與會人數降低至7人及以下。任何超過90分鐘會議或與會人數超過7人會議，都要經過會議發起人上級的上級（兩級以上領導）批准。這一舉措大幅節省公司公共時間預算，相當於200名全職員工在6個月內的工作時間。

6、統一決策中的標準
以公司整體為基礎建立決策機制，能夠極大提高效率，並節約用於其他方面的時間。制定一系列運營規則，清晰地說明業務單元、職能和企業中心各項職責、權利和問責制度。明確重大決策責任人，精簡決策流程，從而節省大量時間。

7、公司上下制定用時規範
公司取消所有會議並不現實，因為促進合作和作出重大決定都需要開會研究。通過制定幾條簡單規定，許多公司就能大幅提高會議品質。
·議程目標明確。
·提前準備，按時開始，儘早結束，尤其是在會議無法得出明確結果的情況下。

8、通過回饋管理公司「負擔」
很多高管已經開始審視他們花在不同方面和不同問題上的時間。衡量他們在會議、電子郵件、即時消息等方面給公司造成的「負擔」。這些對比資訊，加上來自上級的指導，鼓勵他們改善自己言行。

Text：Michael Mankins/Chris Brahm/Gregory Caimi 《哈佛商業評論》
Edit：Yolanda Qin
Photo：網路圖片